Orienta COTAI a autoridades sobre tratamiento de documentos ante el COVID-19

La Comisión de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Nuevo León (COTAI) inició una serie de pláticas sobre temas relacionados con la gestión de documentos, la transparencia proactiva y la guía de seguridad en Internet ante el COVID-19.

Este miércoles se expusó el tema “Recomendaciones en el Tratamiento de los Documentos en Posesión de los Sujetos Obligados ante el COVID-19”, dirigida por el director de Gestión Documental y Archivo de COTAI, José Adrián López Frausto.

El mismo estuvo dirigido al personal de los diferentes niveles de gobierno que trabajan en las áreas de archivo de trámite o tienen el manejo diario de documentos.

Entre otros puntos se destacó que es una nueva realidad a la que se tendrán que adaptar quienes trabajan en la gestión de documentos y deberán implementar medidas para evitar propagar el Coronavirus.

Se recomendó principalmente el privilegiar el manejo de documentos a través de medios digitales, para evitar el contacto personal con los mismos.

Los sujetos obligados que tenga contacto directo con documentos deberán, entre otras acciones, limpiar frecuente del espacio de trabajo, al menos tres veces al día, y evitar la acumulación de los documentos.

Priorizar, también, la limpieza de las unidades de almacenamiento extraible usando  papel, el cual deberá desecharse en una bolsa sellada y retirarlo inmediatamente del cesto de basura.

También se recomendó el uso de un equipo de protección personal integrado por cubrebocas (N95 o quirúrgico), gafas protectoras, zapato cerrado, gorro desechable, bata de manga larga y guantes desechables, estos últimos deberán colocarse sobre la manga de la bata para un mejor aislamiento.

El equipo de protección personal sólo debe usarse en la zona de trabajo y en caso de requerir moverse a otra área, deberá desecharse y aislarse en bolsas selladas.

Se recomendó mantener una buena ventilación y que al usar gel antibacterial o soluciones desinfectantes se debe esperar a que éste seque antes de manipular los documentos.

Deben limpiarse con un paño humedecido en alcohol al 70 por ciento, las cajas contenedoras y las encuadernaciones de cuero o sínteticas, así como las carpetas que resguarden los documentos.

Al final se recomendó a los sujetos obligados documentar todas las decisiones derivadas de la emergencia sanitaria por el COVID-19, así como la organización, conservación de los documentos.

La ponencia puede consultarse en la liga: #YouTube: bit.ly/2M5FqNe

La próxima sesión del seminario web se desarrollará el 3 de junio con el tema “Transparencia Proactiva en Tiempos del COVID-19”, que impartirá el director de Gobierno Abierto de COTAI, Joel García Calderón.

Mientras que el día 10 de junio se ofrecerá “Guía de Seguridad en Internet”, por Jesús Garza Guerra, director de Capacitación y de Karina López Ochoa, coordinadora de Capacitación a Sociedad Civil de COTAI.